Une embauche ne se résume pas à choisir un candidat. Avant même l’arrivée du salarié dans l’entreprise, l’employeur doit sécuriser plusieurs étapes juridiques essentielles.
Type de contrat, DPAE, période d’essai, autorisation de travail, informations obligatoires… Une simple erreur peut rapidement entraîner un contentieux prud’homal, une requalification du contrat ou un contrôle URSSAF.
Dans les PME, ces formalités sont souvent gérées dans l’urgence, notamment lorsqu’il faut recruter rapidement. Pourtant, anticiper ces vérifications permet de sécuriser durablement la relation de travail dès le premier jour.
Le cabinet de recrutement Noviac vous propose une checklist juridique des principaux points à vérifier avant toute embauche.
Checklist juridique avant l’embauche
Avant l’arrivée d’un salarié, l’employeur doit notamment vérifier :
✔️le type de contrat adapté,
✔️la réalisation de la DPAE,
✔️l’autorisation de travail du candidat,
✔️la rédaction du contrat,
✔️les informations obligatoires à transmettre,
✔️la visite d’information et de prévention,
✔️la convention collective applicable,
✔️et les formalités internes d’intégration.
Cette checklist avant l’embauche permet de limiter les risques de contentieux prud’homal, de requalification du contrat ou de contrôle URSSAF.
Vérifier le type de contrat adapté au besoin de l’entreprise
Avant toute embauche, l’employeur doit identifier le contrat de travail réellement adapté à son besoin. En effet, le CDI constitue la forme dite « normale » de la relation de travail (article L. 1221-2 du Code du travail). Le CDD et l’intérim répondent, eux, à des besoins temporaires strictement encadrés.
L’entreprise doit donc clarifier la nature du besoin avant de rédiger le contrat : poste durable, remplacement, accroissement temporaire d’activité, emploi saisonnier, alternance ou montée en compétences.
📍Le conseil du cabinet Noviac : Il existe différents types de contrats de travail avec leurs avantages et leurs inconvénients. Ainsi, avant de rédiger le contrat de travail, identifiez précisément si votre besoin est durable, temporaire ou lié à une montée en compétences.
Vérifier le droit au travail du candidat
L’employeur doit vérifier qu’un salarié étranger dispose bien d’une autorisation de travail valable avant l’embauche.
Cette obligation concerne notamment certains étudiants étrangers, les salariés hors Union européenne ou les candidats titulaires d’un titre de séjour spécifique.
L’entreprise doit donc effectuer certaines vérifications auprès de l’administration avant la prise de poste. En cas de manquement, l’employeur peut s’exposer à des sanctions administratives et pénales importantes.
💡 Bon à savoir : conservez toujours une copie du titre autorisant le salarié étranger à travailler en France.
Réaliser la DPAE avant l’arrivée du salarié
La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) constitue une formalité obligatoire avant toute prise de poste (article L. 1221-10 du Code du travail).
L’employeur doit effectuer cette déclaration auprès de l’URSSAF au plus tôt 8 jours avant l’embauche et impérativement avant l’arrivée effective du salarié.
La DPAE permet notamment :
- d’immatriculer le salarié ;
- de l’affilier à la protection sociale ;
- et de déclarer l’embauche auprès des organismes compétents.
Dans la pratique, les oublis surviennent souvent lors des recrutements réalisés dans l’urgence. Pourtant, l’absence de DPAE peut, dans certaines situations, être assimilée à du travail dissimulé.
📍Le conseil du cabinet Noviac : mettez en place une procédure interne systématique avant toute arrivée de salarié, même pour une embauche de courte durée.
Rédiger un contrat de travail précis et adapté
Le contrat de travail sécurise la relation entre l’employeur et le salarié. Ainsi, une rédaction imprécise peut rapidement devenir source de contentieux.
Certaines clauses nécessitent une vigilance particulière :
- la période d’essai,
- la clause de mobilité,
- la clause de non-concurrence,
- le forfait jours,
- le télétravail,
- ou la clause d’exclusivité.
L’employeur doit adapter le contrat au poste réellement occupé et aux besoins de l’entreprise.
Par exemple, si le contrat ne prévoit pas expressément de période d’essai, l’employeur ne pourra pas l’opposer au salarié.
📍Le conseil du cabinet Noviac : évitez les modèles génériques copiés d’un ancien contrat. Chaque recrutement mérite une rédaction adaptée au poste et au contexte de l’entreprise.
Remettre les informations obligatoires au salarié
Depuis le 1er novembre 2023 (article L1221-5-1 du Code du travail et décret n° 2023-1004 du 30 octobre 2023), l’employeur doit transmettre au salarié plusieurs informations essentielles relatives à la relation de travail.
Ces informations concernent notamment :
- l’identité des parties,
- le poste occupé,
- la rémunération,
- la durée et l’organisation du travail,
- le lieu d’exécution de la relation de travail,
- la procédure applicable en cas de cessation de la relation de travail,
- les régimes obligatoires de protection sociale auxquels le salarié est affilié,
- ou encore la convention collective applicable.
L’objectif est simple : permettre au salarié de connaître clairement les principales conditions de son emploi dès le début de la relation de travail.
📍Le conseil du cabinet Noviac : centralisez les documents remis au salarié afin de pouvoir démontrer facilement le respect de vos obligations en cas de litige.
Anticiper la visite d’information et de prévention
L’employeur doit organiser une visite d’information et de prévention (VIP) pour le salarié dans les délais prévus par la réglementation (articles L. 4624-1 et R. 4624-10 du code du travail.
Cette visite permet notamment :
- d’informer le salarié sur les risques liés au poste,
- de sensibiliser aux mesures de prévention,
- et d’orienter, si nécessaire, vers le médecin du travail.
Certains postes exposés à des risques particuliers nécessitent un suivi médical renforcé, impliquant un examen médical d’aptitude spécifique.
💡 Bon à savoir : sauf exceptions, la visite d’information et de prévention doit intervenir dans les 3 mois suivant la prise effective du poste.
📍Le conseil du cabinet Noviac : anticipez la prise de rendez-vous avec le service de santé au travail dès la validation du recrutement.
Vérifier la convention collective applicable
Certaines entreprises appliquent une convention collective sans réellement vérifier son champ d’application.
Pourtant, cette convention détermine de nombreuses règles essentielles :
- la période d’essai,
- la rémunération minimale applicable,
- les éventuelles primes,
- la durée du travail,
- le préavis,
- ou encore garanties prévoyance.
Une erreur dans la convention collective applicable peut entraîner des rappels de salaire ou des contentieux prud’homaux.
📍Le conseil du cabinet Noviac : vérifiez régulièrement votre convention collective applicable, notamment après une évolution d’activité ou une réorganisation interne.
Préparer concrètement l’arrivée du salarié
La sécurisation d’une embauche ne repose pas uniquement sur les formalités juridiques. En effet, l’entreprise doit également anticiper l’intégration opérationnelle du salarié :
- matériel informatique,
- accès aux outils,
- règlement intérieur,
- consignes de sécurité,
- organisation du poste,
- ou formation interne.
Une arrivée mal préparée fragilise souvent l’intégration du collaborateur et augmente le risque de rupture précoce du contrat.
Cette préparation devient encore plus importante lors d’une première embauche, où les PME découvrent souvent les nombreuses obligations sociales applicables.
Tableau récapitulatif : les vérifications essentielles avant une embauche
| Vérification | Obligatoire | Risque principal |
| Choix du contrat adapté | Oui | Requalification en CDI |
| Vérification autorisation de travail | Selon situation | Sanctions administratives et pénales |
| DPAE | Oui | Travail dissimulé |
| Contrat écrit (CDD notamment) | Oui | Requalification |
| Informations obligatoires au salarié | Oui | Contentieux RH |
| Visite d’information et de prévention | Oui | Responsabilité employeur |
| Vérification convention collective | Oui | Rappel de salaire |
| Préparation de l’intégration | Fortement recommandé | Désorganisation et turnover |
Une embauche sécurisée repose autant sur l’anticipation juridique que sur l’organisation opérationnelle de l’entreprise. En structurant les principales vérifications avant l’arrivée du salarié, les RH et dirigeants de PME réduisent significativement les risques de contentieux.
Le cabinet de recrutement et de chasse de têtes Noviac accompagne les entreprises dans leurs recrutements afin de concilier efficacité RH, conformité juridique et sécurisation des pratiques d’embauche.
FAQ : les questions fréquentes avant une embauche
Oui. L’employeur doit effectuer une déclaration préalable à l’embauche avant toute prise de poste, même pour un contrat de très courte durée.
Le CDI à temps plein peut, en principe, être conclu verbalement. En revanche, certains contrats doivent obligatoirement être écrits, notamment le CDD, le contrat d’apprentissage ou le contrat à temps partiel.
La visite d’information et de prévention doit généralement intervenir dans les 3 mois suivant la prise de poste du salarié.
L’employeur peut s’exposer à une requalification du contrat, un contentieux prud’homal, un redressement URSSAF ou encore des sanctions administratives et pénales.
